Organisation des Papierkrams

Ich liebe Ordnung. Ich bin allerdings kein großer Fan von PAPIERkram. Der hat einfach zu viele Nachteile. Ich habe aber einen großen Vorteil auf meiner Seite: Ich arbeite für Google und auch davor schon seit Jahren online und digital, d.h. ich kenne mich ziemlich gut in digitaler Organisation aus. Dazu glücklicherweise auch in Datensicherheit und Backup.

Unsere Bauunterlagen, genau wie all meine persönlichen Unterlagen, sind perfekt geordnet, nach einem jahrelang verfolgten System 🙂 Naja, mal weg vom Selbstlob.

Also ich habe wirklich all meine Unterlagen digial vorliegen. Schon seit Jahren. Immer wenn ich ein neues Papierdokument bekomme, wird das direkt eingescannt (per Scanner und Scan-App auf dem Handy) und in mein digitales Ablagesystem einsortiert. Das besteht übrigens nicht nur aus Ordnern… meiner Meinung nach ein Feher, den viele am Anfang machen. Ordner sind nicht anpassbar genug. Stattdessen nutze ich Schlagwortauflistungen für die Dateien. Das macht das Suchen wesentlich leichter und hat einen weiteren Vorteil: eine Datei kann immer nur in EINEM Ordner liegen, es sei denn man kopiert sie und tut sie in weitere. Dagegen kann ich jeder Datei VIELE Schlagwörter zuordnen. Denn man hat nicht für alles immer den EINEN passenden Ordner, manchal gehört eine Datei in mehrere Ordner. Die einzige Ordnerstruktur, die ich momentan der Übersicht halber nutze, sind jahresbasierte Ordner.

Aber zurück zum Thema: Also alle Hausunterlagen habe ich digital vorliegen, natürlich haben wir aber auch einige Papierordner zu Hause, darunter einer für unser altes Haus und einer fürs neue. Ich versuche grundsätzlich, nur die Dokumente in Papierform aufzuheben, die wirklich notwendig sind. Das meiste reicht digital vollkommen. Heutzutage sind doch sowieso die meisten Dokumente nur Papierkopien von digitalen Dateien.

Vorteil

Der entscheidene Vorteil für mich: Wenn ich ein Dokument benötige, was in den letzten Wochen bei Planung des Neubaus, wie ihr bestimmt wisst, laufend passiert, brauche ich nicht zu Hause in den Ordner schauen, sondern kann es direkt von überall aus auf dem Smartphone suchen (eine Eingabe in die Suchleiste statt langem Blättern im Papierordner), öffnen und weiterleiten, ausdrucken oder was sonst erforderlich ist. Das hat mir schon viel Zeit erspart, da ich Anfragen praktisch sofort erledigen kann und nicht erst warten muss, bis ich an die Unterlagen zu Hause rankomme.

Nachteil

Aber das System hat definitiv auch Nachteile, weshalb ich verstehen kann, dass viele lieber die Papierform bevorzugen. Beispielsweise muss man seine Dokumente eben überhaupt erstmal digital vorliegen haben. Dann muss man sich strikt dran halten, alle neuen ebenfalls zu digitalisieren und einzuordnen. Und wie oben angesprochen, braucht man trotzdem noch einiges in Papierform als Original, weil es notwendig ist. Das muss ebenfalls einsortiert werden.

Man hat also zwei Ablagesysteme gleichzeitig. Zusätzlich muss man sich um Backup und Sicherheit der digitalen Daten kümmern. Wer damit nichts am Hut hat, dem wird ein digitales System nicht viel nützen, bzw. mehr Arbeit machen als Vorteile bringen. Also jeder so wie er es kann und mag!

 

Bild: Pixabay

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